Подтверждение расходов - это документальное обоснование произведенных затрат, необходимое для бухгалтерского, налогового учета и отчетности. Правильное оформление документов позволяет учитывать расходы при расчете налогооблагаемой базы.
Содержание
Подтверждение расходов - это документальное обоснование произведенных затрат, необходимое для бухгалтерского, налогового учета и отчетности. Правильное оформление документов позволяет учитывать расходы при расчете налогооблагаемой базы.
Основные документы, подтверждающие расходы
- Кассовые чеки - при наличных расчетах
- Товарные чеки - с указанием перечня товаров/услуг
- Банковские выписки - при безналичных платежах
- Счета-фактуры - для НДС-плательщиков
- Акты выполненных работ - для услуг и подрядных работ
Типы расходов и их подтверждение
| Вид расхода | Подтверждающие документы | Дополнительные требования |
| Закупка товаров | Товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура | Реквизиты договора поставки |
| Оплата услуг | Акт об оказании услуг, договор | Смета или калькуляция (при необходимости) |
| Командировочные | Приказ о командировке, авансовый отчет | Билеты, гостиничные чеки |
| Хозяйственные | Кассовый чек, товарный чек | Опись приобретенных товаров |
Требования к подтверждающим документам
Документы должны содержать обязательные реквизиты:
- Наименование документа и дата составления
- Наименование организации-продавца/исполнителя
- Содержание хозяйственной операции
- Измерители операции в натуральном и денежном выражении
- Подписи ответственных лиц
Особенности для разных налоговых режимов
- ОСНО: полный пакет документов с НДС
- УСН: достаточно кассовых документов и договоров
- ЕНВД: подтверждение требуется только для отдельных расходов
- Патент: расходы не уменьшают налог
Хранение документов, подтверждающих расходы, должно осуществляться в течение сроков, установленных законодательством (не менее 4 лет). При электронном документообороте важно обеспечить сохранность цифровых подписей и возможность воспроизведения документов.
